Làm việc văn phòng, hybrid, từ xa và nhanh nhẹn không chỉ là tương lai mà còn là hiện tại của công việc. Ronan Copeland, Tổng giám đốc GVP, EMEA, DocuSign khám phá cách các công cụ kỹ thuật số phù hợp cho phép nhân viên tạo, cộng tác và đổi mới từ mọi nơi.
Bản chất cơ bản của văn phòng đang thay đổi. Hai năm qua đã trải qua một loạt biến động đáng kinh ngạc, buộc các doanh nghiệp không chỉ phải cải tổ cách làm việc hiện tại mà còn phải xác định lại các chiến lược tăng trưởng trong tương lai.
Đối với nhiều người, điều này có nghĩa là đảm bảo các quy trình kỹ thuật số phù hợp được thực hiện, cho phép tiếp tục công việc bất kể vị trí. Giờ đây, khi thế giới việc làm bắt đầu mở cửa trở lại, các tổ chức thuộc mọi quy mô đang xem xét vai trò của nơi làm việc và cách các công cụ kỹ thuật số, chẳng hạn như quản lý vòng đời hợp đồng kỹ thuật số và thậm chí cả chữ ký điện tử, có thể củng cố các cách thông minh hơn cho điều khiển từ xa, kết hợp, và làm việc tại chỗ.
Nền kinh tế ở mọi nơi đã trở thành hiện thực
50 năm qua đã chứng kiến sự ra đời và đi lên của nền kinh tế thông tin. Máy tính cá nhân, Internet và thiết bị di động ngày càng tác động và thay đổi cách thế giới vận hành. Sự thay đổi này đã tăng tốc trong hai năm qua, có thể xác nhận được sự chuyển đổi từ nền kinh tế thông tin sang nền kinh tế bất cứ nơi nào nền kinh tế.
Về cốt lõi, nền kinh tế ở mọi nơi được thúc đẩy bởi Internet cung cấp hàng hóa và dịch vụ vào bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ vị trí nào. Điều này có nghĩa là có thể tận dụng tối đa các công nghệ dựa trên đám mây, chẳng hạn như Slack hoặc Google Drive để cộng tác và chia sẻ tệp hoặc quản lý tất cả các thỏa thuận và tài liệu cần thiết trong suốt vòng đời công việc bằng phần mềm Quản lý vòng đời hợp đồng (CLM), chẳng hạn như DocuSign CLM.
Hệ thống CLM được thiết kế để quản lý các hợp đồng trong suốt tất cả các giai đoạn của quy trình, thay thế các loại tài liệu Word, bảng tính, chuỗi email, bộ lưu trữ ổ cứng cục bộ và ngoài trang web cũng như các quy trình đặc biệt khác mà các nhóm và tổ chức tự nhận thấy rằng mình dựa vào một cách hữu cơ. Các hệ thống như vậy không bao giờ nhằm mục đích quản lý vòng đời của các hợp đồng và do đó không có khả năng mở rộng và nâng cao để đáp ứng thách thức khi khối lượng hợp đồng và độ phức tạp tăng lên.
Về bản chất, CLM cho phép các thành viên trong nhóm nhanh chóng tổ chức thư viện caseloads hiện có của họ, đồng thời xác định quy trình cho tất cả các hợp đồng đang thực hiện và trong tương lai. Đó là một cách liền mạch để các bộ phận khác nhau cộng tác, với các bước hợp đồng được vạch ra và thống nhất rõ ràng, cũng như các điểm giao việc tự động. Kết quả sẽ là một cách xử lý các giao dịch kinh doanh nhanh hơn, hiệu quả hơn và an toàn hơn.
Nó có thể được sử dụng như một giải pháp độc lập hoặc như chúng ta ngày càng thấy, được sử dụng như một trung tâm trung tâm để quản lý tất cả các quy trình liên quan đến hợp đồng, từ tự động hóa quy trình công việc và tạo tài liệu mới, đến đàm phán các điều khoản, đồng thời mang lại sự minh bạch hoàn toàn cho kinh doanh.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang phát triển, có một điểm khởi đầu hoàn hảo dưới dạng CLM Essentials. Được thiết kế để cung cấp một thiết lập nhanh chóng bằng cách sử dụng các mẫu thực tiễn tốt nhất và được phê duyệt hợp pháp, người dùng có thể tạo hợp đồng chỉ bằng một cú nhấp chuột, giúp giữ các hợp đồng có tổ chức, ở một nơi và dễ dàng truy cập.
Như một báo cáo nghiên cứu của Gartner đã vạch ra, “một khi quy trình kinh doanh được chuyển đổi từ quy trình giấy sang quy trình kỹ thuật số, nó sẽ trở thành ‘quy trình bình thường mới’ – phản ánh giai đoạn tiếp theo của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số.”
Cuối cùng, việc tự động hóa các tác vụ thủ công giúp cải thiện quy trình làm việc phức tạp, loại bỏ lỗi và các mối đe dọa tiềm ẩn, đồng thời đã tiêu chuẩn hóa các quy trình kinh doanh, cho phép làm việc từ xa và kết hợp để thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế ở mọi nơi.
Quản lý vòng đời hợp đồng để có cách làm việc thông minh hơn
Có nhiều lý do tại sao các tổ chức trở nên thoải mái tin tưởng vào các công cụ kỹ thuật số để hoàn thành một loạt các giao dịch hiện đại. Các giải pháp phù hợp ở đúng vị trí không chỉ đơn thuần là bổ sung các mô hình làm việc linh hoạt mà còn mang lại hiệu quả, tiết kiệm chi phí và nâng cao bảo mật trên toàn bộ chuỗi giá trị.
Bảo mật dữ liệu ngày càng đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Nghiên cứu của Forrester và các cuộc phỏng vấn với khách hàng DocuSign đã phát hiện ra rằng việc triển khai giải pháp quản lý vòng đời hợp đồng doanh nghiệp có thể giảm nguy cơ rủi ro do tăng khả năng hiển thị hợp đồng, trị giá 389.000 bảng Anh và giảm rò rỉ giá trị hợp đồng bằng cách xác định các hợp đồng nhà cung cấp dư thừa và cơ hội chiết khấu theo khối lượng, có giá trị ở mức 1 triệu bảng Anh.
Cho dù đó là xử lý việc thuê mới, lập hóa đơn hay xác thực hợp đồng mua bán, 80% chuyên gia quản lý hợp đồng thường xuyên chia sẻ các thỏa thuận nhạy cảm qua email, dễ bị tấn công mạng. Bằng cách thoát khỏi các cách làm việc tuyến tính truyền thống và áp dụng các công cụ kỹ thuật số, một doanh nghiệp không chỉ có thể thay thế các hệ thống cũ, thủ công, dựa trên giấy tờ mà còn nâng cao năng suất, cải thiện khả năng chia sẻ và bảo mật thông tin, do đó nâng cao nhận thức về an ninh mạng của họ.
Các công cụ Quản lý Vòng đời Hợp đồng không chỉ dành cho các nhóm pháp lý, vì công nghệ này mang lại sự linh hoạt hơn khi được sử dụng cùng với các hệ thống khác. Liên kết CLM với các công cụ chữ ký điện tử, chẳng hạn như DocuSign eSignature, tất cả đều loại bỏ các quy trình quản lý hợp đồng dựa trên giấy đã lỗi thời, đồng thời thể hiện một cách thực tế, hiệu quả về chi phí và hợp pháp để xử lý và thực thi tài liệu, giúp hoàn thành hợp đồng nhanh hơn và an toàn hơn.
Các thỏa thuận chỉ di chuyển với tốc độ của thành phần chậm nhất, vì vậy nếu chữ ký ‘ướt’ được sử dụng trong bất kỳ phần nào của thủ tục hợp đồng, toàn bộ quá trình sẽ bị chậm lại. Chữ ký điện tử cho phép các giấy tờ quan trọng được mã hóa, gửi và phân phối bằng cách chuyển qua các cách xử lý thủ tục giấy tờ đã lỗi thời. Đồng thời cung cấp một lịch sử hoàn chỉnh, tự động của mọi hoạt động, bao gồm xem, in, gửi, ký hoặc từ chối ký một tài liệu.
Hai năm qua đầy thách thức, nhưng bằng cách chuyển đổi các quy trình thủ công thành quy trình làm việc tự động kỹ thuật số, tốc độ kinh doanh đã tăng nhanh, sự tuân thủ tăng lên và loại bỏ rủi ro không cần thiết. Các công cụ quản lý vòng đời hợp đồng đã giúp điều này trở nên khả thi, xác định lại sự hiện diện của công việc và giữ bí mật tài liệu, đồng thời tăng tính tiện lợi và bảo mật.
Trang tổng hợp Làm kinh tế, nguồn tổng hợp: Đầu tư kinh tế
