Làm thế nào để viết một lá thư từ chức

Khi đến thời điểm bạn phải nghỉ việc, bạn phải thông báo bằng văn bản cho người sử dụng lao động của mình bằng một lá đơn từ chức. Nếu đã lâu kể từ khi bạn chuyển công việc, bạn muốn có một ví dụ để noi theo hoặc đây là lần đầu tiên bạn phải thông báo chính thức về ý định rời bỏ một vai trò của mình, thì bạn có thể tự hỏi làm thế nào để viết một lá đơn từ chức và những gì cần phải được bao gồm.

Để viết một lá thư từ chức, bạn cần tối thiểu bao gồm những điểm chính sau đây nhưng có thể bao gồm nhiều hơn nữa nếu bạn muốn. Thư nên được gửi bằng văn bản qua thư hoặc email cho người quản lý trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự của bạn:

• Tên của bạn
• Chức danh mà bạn đang từ chức
• Tuyên bố về ý định rằng bạn sẽ rời bỏ công việc của mình
• Ngày làm việc cuối cùng dự kiến ​​của bạn
• Bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có hoặc những điểm cần làm rõ trước khi bạn rời đi, chẳng hạn như tiền nghỉ phép hàng năm hoặc tiền nghỉ lễ còn nợ.

Bạn cũng có thể chọn thêm những suy nghĩ tích cực về thời gian đảm nhiệm vai trò, lời đề nghị đào tạo người thay thế bạn hoặc thông tin liên hệ trong tương lai.

Viết đơn xin thôi việc là một cách lịch sự và chuyên nghiệp để rời bỏ công việc hiện tại của bạn. Đọc tiếp một số mẹo đơn giản về cách viết thư từ chức, bao gồm hai ví dụ mà bạn có thể làm theo.

Từ chức là gì?

Từ chức là hành động rời bỏ một công việc. Trong khi đơn từ chức có thể được đưa ra bằng lời nói, hầu hết các công ty yêu cầu xác nhận bằng văn bản dưới dạng đơn từ chức có thể được gửi bằng tay, đăng hoặc đính kèm với email hoặc email từ chức. Đơn từ chức bắt đầu đồng hồ tích tắc thời gian giữa bạn rời khỏi vai trò công việc hiện tại và chuyển sang đồng cỏ mới.

Thư từ chức là gì?

Thư từ chức là văn bản chính thức mà bạn gửi cho người sử dụng lao động của mình nêu rõ ý định rời khỏi vị trí công việc hiện tại vào một ngày cụ thể. Hầu hết các lá thư từ chức bao gồm các đoạn tiêu chuẩn về ý định rời đi của bạn, bày tỏ lòng biết ơn về những cơ hội nhận được và bất kỳ câu hỏi nào bạn cần trả lời liên quan đến thời gian báo trước, lương cuối cùng hoặc số tiền nghỉ phép hàng năm còn nợ. Thư nên được gửi cho sếp hoặc bộ phận nhân sự của bạn ngay sau khi bạn biết rằng bạn sẽ rời đi.

Những gì cần bao gồm trong một lá thư từ chức

Thư từ chức phải tuân theo các nghi thức viết thư thông thường và tổng quan đơn giản của chúng tôi bên dưới sẽ cung cấp lời nhắc về các điểm định dạng thư cần bao gồm, cũng như thông tin cần thiết để đảm bảo rằng bạn đưa vào cùng với một số cân nhắc bổ sung tùy chọn mà bạn có thể muốn đưa vào .

Định dạng thư:

• Tên đầy đủ và địa chỉ của bạn ở góc trên cùng bên phải
• Tên và địa chỉ của người nhận ở trên cùng bên trái
• Ngày bạn viết thư bên dưới địa chỉ của bạn ở phía bên tay phải

Nội dung thư từ chức cơ bản

Phần nội dung chính của thư có thể ngắn hoặc dài tùy thích nhưng chúng tôi khuyên bạn nên xem những điều sau đây là điều tối thiểu cho một lá thư từ chức nghe có vẻ chuyên nghiệp;

• Tuyên bố về ý định rời bỏ công việc hiện tại của bạn vào một ngày cụ thể
• Bất kỳ câu hỏi nào bạn cần nhà tuyển dụng trả lời. Các điểm chung nêu ra liên quan đến việc rút ngắn thời gian báo trước, xác nhận xem có nợ phép năm nào không
• Chi tiết liên lạc của bạn

Nội dung Thư từ chức Tùy chọn

Trong khi định dạng thư và nội dung từ chức cần thiết ở trên sẽ đảm bảo rằng bạn tạo ra một lá thư từ chức hoàn toàn tốt, bạn có thể muốn thêm một chút chi tiết như;

• Lý do mà bạn rời đi
• Một đoạn văn ghi nhận bất kỳ điểm nổi bật nào về nghề nghiệp hoặc cá nhân trong thời gian bạn đảm nhiệm vai trò này
• Bất kỳ lời cảm ơn nào mà bạn muốn gửi tới người sử dụng lao động hoặc người quản lý trực tiếp của mình vì họ đã hỗ trợ đào tạo, tạo ra một môi trường làm việc tốt đẹp hoặc các hành vi khác mà bạn thấy thuận lợi trong thời gian làm việc tại công ty

Tôi Nên Viết Một Bức Thư Ngắn Hay Dài?

Việc bạn chọn viết đơn từ chức dài hay ngắn là hoàn toàn phụ thuộc vào bạn. Các trường hợp mà một bức thư ngắn và đơn giản sẽ không đủ bao gồm khi bạn làm việc với công ty chưa được một năm, bạn không cảm thấy thoải mái khi chia sẻ lý do rời đi, bạn hài lòng với một lá đơn từ chức không chính thức, hoặc bạn muốn để lại với một ghi chú trang trọng nhưng trung tính. Nếu bạn đã làm việc cho một công ty trong một thời gian dài, có một lý do cụ thể để nghỉ việc hoặc muốn đưa ra những lời cảm ơn cụ thể một cách chính thức trong thư của mình, thì bạn có thể chọn áp dụng một mẫu đơn từ chức dài hơn.

Một Đơn Từ Chức Luôn Cần Phải Là Một Bức Thư?

Trong khi một số công ty yêu cầu một lá thư thực, theo các phác thảo được trình bày ở trên, một số công ty cũng sẵn lòng chấp nhận email từ chức. Trong trường hợp gửi đơn từ chức qua email của bạn, thông tin tương tự phải được bao gồm như đã nêu ở trên, nhưng bạn không cần phải định dạng nó theo kiểu một lá thư với địa chỉ và ngày tháng ở trên cùng.

Khi viết một email từ chức, hãy luôn bao gồm;

• Tuyên bố về ý định rời bỏ công việc hiện tại của bạn vào một ngày cụ thể
• Ngày mà bạn mong đợi ngày làm việc cuối cùng của mình là
• Bất kỳ câu hỏi nào bạn cần nhà tuyển dụng trả lời. Các điểm chung nêu ra liên quan đến việc rút ngắn thời gian báo trước, xác nhận xem có nợ phép năm nào không
• Chi tiết liên lạc của bạn
• Lý do từ chức của bạn có thể được bao gồm nếu bạn muốn
• Đảm bảo bạn bao gồm một dòng tiêu đề email rõ ràng để đảm bảo rằng nó sẽ không bị bỏ sót, chẳng hạn như [Your name’s] đơn từ chức có hiệu lực [insert date]
• Cân nhắc yêu cầu ‘xác nhận đã đọc’ khi gửi email để bạn có thể chắc chắn rằng người nhận dự định đã đọc.

Nếu bạn không chắc chắn về định dạng để gửi đơn từ chức của mình, bạn nên tham khảo sổ tay nhân viên của mình hoặc nói chuyện với bộ phận nhân sự của bạn để biết thêm thông tin về các chính sách từ chức của họ.

Ví dụ về thư từ chức đơn giản

Để đưa tổng quan về cách viết một lá thư từ chức đơn giản ở trên vào ngữ cảnh, đây là một mẫu ví dụ mà bạn có thể làm theo nếu bạn đang tìm kiếm một lá thư từ chức ngắn gọn và phù hợp.

[Your name]

[Your address]

[Your postcode]
[HR or Line manager’s name]
[Your company address]
[Your company postcode]

[Today’s date]

Thân mến [Insert name of the person you are writing to]

Vui lòng chấp nhận bức thư này như một thông báo rằng tôi sẽ rời khỏi vị trí của mình [insert job title] trên [Insert date you are leaving].

Trân trọng,

[Insert your name]
[Insert your contact email]
[Insert your phone number]

Ví dụ về thư từ chức dài hơn

Nếu bạn muốn viết một lá thư dài hơn, cá nhân hơn, chúng tôi đã đưa tổng quan về cách viết một lá thư từ chức dài hơn ở trên vào ngữ cảnh bên dưới để bạn sử dụng.

[Your name]

[Your address]

[Your postcode]
[HR or Line manager’s name]
[Your company address]
[Your company postcode]

[Today’s date]

Thân mến [Insert name of the person you are writing to]

Vui lòng chấp nhận bức thư này như một thông báo rằng tôi sẽ rời khỏi vị trí của mình [insert job title]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi theo yêu cầu của tôi [insert your notice period] thời gian thông báo với [insert company name] sẽ là [Insert date you are leaving].

Tôi đã được đề nghị một vai trò mới mang lại sự phát triển nghề nghiệp mà tôi đang tìm kiếm ở một công ty khác và đã đưa ra một cơ hội quá tốt để từ chối.

Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể xác nhận xem tôi có nợ phép hàng năm nào chưa thanh toán có thể được nghỉ trước khi tôi rời đi hay không. Rất vui được làm việc với nhóm trong thời gian qua [insert years worked]. Điểm nổi bật của cá nhân tôi là]Chèn điểm nổi bật chẳng hạn như – làm việc trong nhóm gây quỹ từ thiện hơn 20.000 bảng Anh.]

Trong thời gian thông báo còn lại, tôi sẽ tập trung hoàn thành mọi nhiệm vụ còn tồn đọng được yêu cầu, hỗ trợ bạn chuyển đổi nhiệm vụ với người thay thế tôi và sẽ cập nhật hồ sơ của tôi trước ngày cuối cùng của tôi.

Cảm ơn bạn đã có cơ hội làm việc tại [insert company name]. Xin chúc các bạn những điều tốt đẹp nhất và mong được nhìn thấy những thành công của các bạn trong những năm tới.

Trân trọng,

[Insert your name]
[Insert your contact email]
[Insert your phone number]

Khi nào thì gửi thư cho bạn

Một số yếu tố sẽ ảnh hưởng khi bạn quyết định nộp đơn từ chức bao gồm;

• Khoảng thời gian thông báo cho vai trò hiện tại của bạn là gì?
• Bạn có một lời mời làm việc hoặc công việc khác đã được xác nhận?

Khi bạn ký hợp đồng lao động, bạn sẽ đồng ý với một khoảng thời gian báo trước. Đây là số lượng thông báo mà bạn phải cung cấp cho nhà tuyển dụng về ý định nghỉ việc của bạn trước ngày cuối cùng của bạn. Cuối cùng, thời gian báo trước của bạn thường sẽ ảnh hưởng lớn nhất đến thời điểm bạn nộp đơn từ chức.

Hầu hết mọi người sẽ không muốn gửi thông báo của họ cho đến khi họ nhận được lời mời làm việc đã được xác nhận từ một công ty mới hoặc công việc được đảm bảo sắp xếp. Tuy nhiên, nếu bạn rời đi vì những điều khoản bất lợi, bạn có thể muốn rời đi càng sớm càng tốt và muốn gửi thông báo trước khi đảm bảo công việc tiếp theo.

Nếu bạn có thời gian thông báo đặc biệt dài, chẳng hạn như ba tháng, điều này không phổ biến đối với vị trí quản lý cấp cao hoặc vị trí chuyên gia, bạn có thể thương lượng thời gian thông báo ngắn hơn nếu bạn đã có ngày bắt đầu với nhà tuyển dụng mới và chủ nhân hiện tại đồng ý. Điều này rất có thể xảy ra nếu bạn có thể chứng minh rằng bạn đã hoàn thành tất cả các nhiệm vụ xuất sắc, đã cung cấp các biên bản bàn giao hoặc có thể hỗ trợ trong việc thuê hoặc đào tạo một người mới cho vai trò mà bạn đang rời bỏ.

Mặc dù hoàn toàn phụ thuộc vào bạn khi bạn quyết định chuyển sang một vai trò mới, nhưng vẫn có quy trình và nghi thức tốt cần tuân theo để đảm bảo quá trình rời đi được xử lý một cách chuyên nghiệp. Nếu bạn có thể nói chuyện trực tiếp với người quản lý trực tiếp hoặc ít nhất là qua điện thoại trước khi để lại một bức thư trên bàn làm việc hoặc gửi email cho họ, thì đó sẽ là một bước lịch sự lịch sự và chuyên nghiệp cần bao gồm. Thông thường, tốt nhất là bạn nên gửi thông báo của mình trong giờ hành chính để có thể thảo luận với người quản lý trực tiếp của bạn khi nhận được nếu cần.

Luôn tuân thủ các điều khoản tốt

Một số người muốn rời bỏ công việc hiện tại của họ với điều kiện tốt trong khi những người khác chỉ muốn ra đi và không bao giờ nhìn lại. Cho dù bạn rơi vào trường hợp nào, việc lựa chọn từ ngữ trong đơn từ chức của bạn nên được thực hiện cẩn thận, đặc biệt nếu bạn có thể gặp lại đồng nghiệp hiện tại của mình trong một vai trò mới trong tương lai, sẽ dựa vào ý kiến ​​của họ để tham khảo trong một vai trò trong tương lai, hoặc nếu thư sẽ được nhiều người như HR và các nhà quản lý xem.

Đơn từ chức không phải là nơi để bày tỏ bất kỳ sự bất bình nào mà bạn có thể có về thời gian làm việc tại công ty. Thay vào đó, tốt nhất bạn nên giữ nội dung trung thực và đến ngày nghỉ việc của bạn trong một lá đơn từ chức.

Nếu bạn có mối quan hệ đặc biệt tốt với đồng nghiệp hoặc sếp của mình, bạn luôn có thể gửi thư theo dõi hoặc email với thông điệp cá nhân hơn để cho họ biết bạn đã thích làm việc cùng nhau như thế nào hoặc cảm ơn họ về bất kỳ hướng dẫn nào. Tương tự, nếu bạn muốn gỡ bỏ bất kỳ vấn đề nào có thể dẫn đến việc bạn từ chức, bạn nên trao đổi trực tiếp những vấn đề này trong một cuộc phỏng vấn xin xuất cảnh.

Bản tóm tắt

Mặc dù thay đổi công việc có thể là một thời điểm thú vị, nhưng có một số quy trình nhất định phải tuân theo khi rời nhà tuyển dụng hiện tại của bạn cho một vị trí mới. Từ chức của bạn bắt đầu bằng một lá thư xin thôi việc và chúng tôi hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn một cái nhìn tổng quan đơn giản về cách viết một lá đơn xin thôi việc lịch sự, chuyên nghiệp và đáp ứng mọi yêu cầu.

Tóm lại, bạn nên nhớ những điểm sau khi viết đơn từ chức:

• Đảm bảo rằng lá thư của bạn bao gồm tên, vai trò công việc và tuyên bố về ý định rời khỏi công việc, bao gồm chức danh công việc, ngày cuối cùng dự kiến ​​của bạn và công việc và chi tiết liên hệ.
• Bạn có thể chọn viết một lá thư từ chức rất đơn giản, dài vài dòng hoặc bao gồm các đoạn văn bổ sung gửi lời cảm ơn và hỏi bất kỳ câu hỏi nào bạn có. Xem các ví dụ được cung cấp ở trên để có một nơi bắt đầu tốt.
• Hãy nhớ rằng lá thư của bạn sẽ được xem bởi nhiều người khác nhau. Sử dụng ngôn ngữ mà bạn không ngại cả sếp và bộ phận nhân sự xem xét.
• Cố gắng nói chuyện với quản lý trực tiếp của bạn trước khi gửi thư nếu có thể một cách nhã nhặn.
• Kiểm tra sổ tay nhân viên hoặc bộ phận nhân sự của bạn để biết bất kỳ chính sách từ chức cụ thể nào cần được tuân thủ