Thời hạn 6 năm của HMRC Lưu giữ Hồ sơ là khoảng thời gian HMRC sẽ lưu giữ các tài liệu liên quan đến các doanh nghiệp đã đăng ký. Khoảng thời gian bắt đầu là sáu năm kể từ lần cuối cùng một mục nhập được thực hiện trong hồ sơ với tất cả hồ sơ sẽ bị xóa sau một năm nữa. Cả HMRC và bất kỳ bên thứ ba nào làm việc với HMRC đều phải tuân theo khung thời gian này trừ khi có lý do chính đáng để lưu giữ hồ sơ sau khoảng thời gian này.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích lý do tại sao khoảng thời gian tồn tại, lợi ích của việc HMRC lưu giữ hồ sơ và trách nhiệm lưu giữ và xử lý chúng.
Thời hạn Lưu giữ Hồ sơ HMRC Mặc định là gì?
Nói một cách đơn giản, khoảng thời gian ghi sổ mặc định là thời gian HMRC lưu giữ hồ sơ của các doanh nghiệp sau khi họ ngừng nhập (khi doanh nghiệp ngừng hoạt động). Khoảng thời gian này thường là sáu năm kể từ ngày nhập cảnh cuối cùng với tất cả các hồ sơ sẽ được xử lý sau một năm bổ sung. Đây là lý do tại sao khoảng thời gian này được gọi là 6 + 1 năm.
Cơ sở lý luận cho khoảng thời gian này là nó bao gồm phần lớn các câu hỏi và điều tra có thể được thực hiện về một doanh nghiệp. Ví dụ, nếu có một câu hỏi về các vấn đề thuế của một doanh nghiệp, thì hồ sơ có thể sẽ cần thiết để giải quyết câu hỏi đó. Bằng cách lưu giữ hồ sơ trong khoảng thời gian này, HMRC có thể chắc chắn rằng họ sẽ có thông tin cần thiết để trả lời bất kỳ câu hỏi nào có thể phát sinh.
HMRC cần có lý do chính đáng để không hủy các bản ghi sau khi hết thời gian mặc định. Tuy nhiên, một số hồ sơ có thể được lưu giữ sau thời hạn nếu HMRC tin rằng chúng có ý nghĩa pháp lý, quy định, luật định hoặc bảo mật. Trong trường hợp này, chúng có thể được lưu giữ đến 20 năm kể từ lần nhập cuối cùng cộng thêm một năm nữa.
Tại sao nó lại quan trọng?
Có rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp khi được HMRC lưu giữ hồ sơ:
– Bảo vệ các hồ sơ quan trọng: bằng cách lưu giữ hồ sơ trong sáu năm, doanh nghiệp có thể chắc chắn rằng các tài liệu quan trọng của họ sẽ không bị mất hoặc bị phá hủy. Điều này có nghĩa là nếu có nhu cầu tham khảo lại những hồ sơ này, chúng sẽ luôn sẵn sàng.
- Dễ dàng truy cập thông tin: vì hồ sơ được HMRC lưu giữ dưới dạng điện tử, các doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất bất kỳ thông tin nào họ cần mà không cần phải tìm kiếm thông qua hồ sơ giấy. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn.
- Tuân thủ quy định: các doanh nghiệp được pháp luật yêu cầu phải lưu giữ một số hồ sơ nhất định trong thời gian tối thiểu là sáu năm. Bằng cách yêu cầu HMRC lưu giữ những hồ sơ này, các doanh nghiệp có thể chắc chắn rằng họ tuân thủ luật pháp.
- Giảm rủi ro kiểm toán hoặc điều tra: vì HMRC lưu giữ hồ sơ trong sáu năm, nên ít có khả năng một doanh nghiệp sẽ bị kiểm toán hoặc điều tra vì sẽ luôn có hồ sơ về các hoạt động của họ.
- Giảm chi phí lưu trữ và các yêu cầu: doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc lưu trữ hồ sơ trong sáu năm vì HMRC sẽ lo việc này. Điều này làm giảm chi phí liên quan đến lưu trữ và số lượng không gian cần thiết.
HMRC lưu giữ những hồ sơ nào?
Mục đích của HMRC là hỗ trợ các mục tiêu kinh tế và xã hội của chính phủ bằng cách thu thuế và các nghĩa vụ, đồng thời quản lý các chế độ và lợi ích liên quan.
HMRC lưu giữ hồ sơ liên quan đến:
- Cá nhân: thông tin cá nhân về người nộp thuế, bao gồm chi tiết liên lạc, lịch sử việc làm và các vấn đề thuế của họ.
- Các công ty: thông tin về các công ty, bao gồm các vấn đề tài chính của họ và những người làm việc cho họ.
- Tin cậy: thông tin về quỹ ủy thác, bao gồm cả những người thụ hưởng của họ và những người quản lý chúng.
- Tổ chức từ thiện: thông tin về các tổ chức từ thiện, bao gồm tài chính của họ và những người làm việc cho họ.
HMRC lưu giữ hồ sơ của các doanh nghiệp vì nhiều lý do. Lý do chính là để tuân thủ luật, yêu cầu một số hồ sơ nhất định phải được lưu giữ trong thời gian tối thiểu sáu năm. Bao gồm các:
- Tài khoản và báo cáo kiểm toán
- Hoàn thuế
- Khai thuế VAT
- Hồ sơ biên chế
- Hồ sơ tài sản và nợ phải trả
Ngành nghề kinh doanh của HMRC là gì?
Ngành nghề kinh doanh của HMRC là một bộ phận của HMRC chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ và thông tin. Bộ phận Kinh doanh bao gồm năm nhóm:
- Nhóm Quản lý Hồ sơ: Nhóm này chịu trách nhiệm quản lý hàng ngày các hồ sơ, bao gồm cả việc phát triển và thực hiện các chính sách và thủ tục. Điều này rất quan trọng vì nó đảm bảo rằng các hồ sơ được lưu giữ một cách nhất quán và chuẩn hóa.
- Nhóm quản lý thông tin: Nhóm này chịu trách nhiệm quản lý thông tin trên HMRC. Điều này bao gồm việc phát triển và thực hiện các chính sách và thủ tục, cũng như đào tạo nhân viên về cách sử dụng thông tin một cách hiệu quả.
- Nhóm Kiểm tra và Tuân thủ: Nhóm này chịu trách nhiệm kiểm tra các quy trình quản lý hồ sơ và thông tin của HMRC. Họ đảm bảo rằng HMRC tuân thủ luật pháp và các thông lệ tốt nhất.
- Nhóm bảo vệ dữ liệu: Nhóm này chịu trách nhiệm đảm bảo rằng HMRC tuân thủ Đạo luật bảo vệ dữ liệu. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân được giữ an toàn và bảo mật và mọi người có quyền truy cập vào dữ liệu của chính họ.
- Nhóm Thẩm định và Xử lý: Nhóm này chịu trách nhiệm thẩm định và xử lý hồ sơ, theo chính sách lưu giữ của HMRC. Nhóm này đảm bảo rằng các bản ghi sẽ bị phá hủy khi chúng không còn cần thiết nữa.
Chính sách Quản lý Hồ sơ và Thông tin của HMRC là gì?
Chính sách Quản lý Hồ sơ của HMRC đưa ra cam kết quản lý thích hợp hồ sơ và thông tin của mình, phù hợp với các nghĩa vụ theo luật định. Chính sách này bao gồm tất cả các khía cạnh của hồ sơ và quản lý thông tin, từ việc tạo và thu thập hồ sơ cho đến việc lưu giữ và xử lý chúng. Chính sách này dựa trên nguyên tắc rằng hồ sơ nên được lưu giữ chừng nào chúng cần thiết, và không lâu hơn nữa. Điều này là do hồ sơ có giá trị đối với HMRC và xã hội, và chúng chỉ nên được lưu giữ chừng nào giá trị đó còn tồn tại.
Chính sách Lưu giữ của HMRC là gì?
Chính sách Lưu giữ của HMRC quy định thời gian lưu giữ hồ sơ của HMRC. Chính sách này dựa trên nguyên tắc ‘tương xứng’, có nghĩa là hồ sơ chỉ nên được lưu giữ chừng nào còn cần thiết. Chính sách này được thiết kế để tạo sự cân bằng giữa nhu cầu lưu giữ hồ sơ cho mục đích kinh doanh và nhu cầu hủy chúng khi không còn cần thiết.
Hồ sơ cuối cùng được xử lý khi chúng đã hết thời hạn sử dụng. Điều này có nghĩa là chúng không còn cần thiết cho mục đích kinh doanh hoặc cho nghiên cứu lịch sử. Hồ sơ cũng có thể bị loại bỏ nếu chúng chứa thông tin nhạy cảm hoặc thông tin cá nhân cần được bảo vệ.
Các yêu cầu về lưu giữ dữ liệu cá nhân là gì?
HMRC được yêu cầu tuân thủ Đạo luật bảo vệ dữ liệu khi nói đến việc lưu giữ dữ liệu cá nhân. Điều này có nghĩa là HMRC phải quan tâm đến việc bảo vệ dữ liệu cá nhân của các cá nhân, đảm bảo rằng dữ liệu đó chính xác và cập nhật, đồng thời tiêu hủy dữ liệu đó khi không còn cần thiết. Dữ liệu này có thể rất nhạy cảm và có thể được sử dụng để đánh cắp danh tính, vì vậy điều quan trọng là HMRC phải bảo vệ nó.
Báo cáo thẩm định là gì?
Báo cáo thẩm định là tài liệu đưa ra kết quả thẩm định hồ sơ. Các báo cáo thẩm định được sử dụng để xác định giá trị của hồ sơ và liệu chúng nên được lưu giữ hay loại bỏ. Quyết định này dựa trên một số yếu tố bao gồm tuổi của hồ sơ, nội dung của hồ sơ, định dạng của hồ sơ và các yêu cầu pháp lý để lưu giữ. Nếu nó được quyết định rằng các bản ghi có giá trị, thì chúng sẽ được lưu giữ. Nếu quyết định rằng các bản ghi không có giá trị, thì chúng sẽ bị hủy.
Kiểm toán và Tuân thủ là gì?
Kiểm toán và tuân thủ là một phần quan trọng trong công việc của HMRC. Họ đảm bảo rằng HMRC đang tuân thủ luật pháp và các thông lệ tốt nhất. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng hồ sơ được quản lý đúng cách và dữ liệu cá nhân được giữ an toàn và bảo mật. Công việc kiểm toán và tuân thủ của HMRC giúp bảo vệ công chúng và đảm bảo rằng HMRC đang đáp ứng các nghĩa vụ của mình.
Công việc của HMRC trong lĩnh vực này là rất quan trọng đối với việc quản lý hồ sơ và thông tin một cách hợp lý. Nó đảm bảo rằng hồ sơ được lưu giữ trong thời gian cần thiết và dữ liệu cá nhân được giữ an toàn và bảo mật. Công việc này giúp bảo vệ công chúng và đảm bảo rằng HMRC đang đáp ứng các nghĩa vụ của mình.
Các cuộc đánh giá được thực hiện bởi các cơ quan độc lập, chẳng hạn như Cơ quan Lưu trữ Quốc gia và việc tuân thủ được giám sát bởi Nhóm Kiểm toán Nội bộ và Tuân thủ của HMRC. Sự độc lập này rất quan trọng vì nó cung cấp sự minh bạch và đảm bảo rằng HMRC phải chịu trách nhiệm về việc lưu giữ hồ sơ của mình.
Doanh nghiệp Nên Lưu giữ Tài liệu và Hồ sơ nào?
Đó là một yêu cầu pháp lý đối với các doanh nghiệp để lưu giữ một số hồ sơ nhất định. Điều này bao gồm hồ sơ tài chính, chẳng hạn như hóa đơn và bảng sao kê ngân hàng, và hồ sơ việc làm, chẳng hạn như hợp đồng lao động và hồ sơ PAYE. HMRC có hướng dẫn về những hồ sơ mà doanh nghiệp cần lưu giữ và chúng cần được lưu giữ trong bao lâu.
HMRC cũng khuyến nghị các doanh nghiệp lưu giữ các loại hồ sơ khác, chẳng hạn như danh sách khách hàng và hồ sơ mua bán. Những hồ sơ này có thể hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc theo dõi khách hàng, hiểu thói quen chi tiêu của họ và đảm bảo rằng họ đang tuân thủ luật pháp.
Thông lệ tốt cho các doanh nghiệp là luôn có một hệ thống để quản lý hồ sơ của họ. Hệ thống này cần được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và cần được thường xuyên xem xét để đảm bảo rằng nó vẫn phù hợp với mục đích. Có nhiều cách khác nhau để lưu trữ hồ sơ, chẳng hạn như điện tử hoặc dưới dạng giấy. HMRC có hướng dẫn về việc lưu trữ hồ sơ điện tử, bao gồm cách giữ chúng an toàn và cách đảm bảo rằng chúng có thể dễ dàng truy cập.
HMRC cũng có chính sách hủy hồ sơ. Chính sách này quy định khi nào hồ sơ có thể bị hủy và cách chúng nên được tiêu hủy để đảm bảo rằng chúng không vô tình bị mất hoặc bị đánh cắp.
Nếu bạn không chắc về những hồ sơ nào cần lưu giữ hoặc cách sắp xếp chúng, bạn nên nói chuyện với kế toán hoặc cố vấn kinh doanh. Để tìm hiểu thêm về việc lưu giữ hồ sơ, bạn cũng có thể truy cập trang web HMRC để được tư vấn.
Ai có thể Yêu cầu Hồ sơ Kinh doanh từ HMRC?
Phù hợp với Đạo luật Tự do Thông tin, bất kỳ ai có ‘lợi ích hợp pháp’ đều có thể yêu cầu hồ sơ kinh doanh. Điều này bao gồm các doanh nghiệp, cá nhân, luật sư và các tổ chức khác. Yêu cầu phải được lập thành văn bản và phải nêu rõ lý do yêu cầu. HMRC sau đó sẽ xem xét yêu cầu và quyết định có phát hành hồ sơ hay không.
Có nhiều lý do khác nhau khiến hồ sơ kinh doanh HMRC được công bố rộng rãi.
- Hồ sơ kinh doanh giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình. Điều này có nghĩa là công chúng có thể thấy HMRC đang hoạt động như thế nào và giữ nó vào tài khoản và cũng có thể kiểm tra xem HMRC có tuân thủ luật pháp hay không.
- Hồ sơ kinh doanh có thể được sử dụng làm bằng chứng trong quá trình tố tụng pháp lý. Điều này bao gồm các trường hợp HMRC đang bị kiện hoặc có cuộc điều tra về các hoạt động của HMRC. Tương tự như vậy, nếu ai đó đang tranh chấp pháp lý với một doanh nghiệp, họ có thể yêu cầu hồ sơ từ HMRC để giúp họ chứng minh vụ việc của mình.
- Các nhà đầu tư tiềm năng có thể truy cập hồ sơ kinh doanh để giúp họ đưa ra quyết định sáng suốt về việc đầu tư vào một công ty. Thông tin này cũng có thể được sử dụng bởi các doanh nghiệp để giúp họ hiểu tình hình tài chính của khách hàng hoặc nhà cung cấp tiềm năng.
- Chúng có thể được sử dụng để giúp các doanh nghiệp và cá nhân hiểu hệ thống thuế và tuân thủ các nghĩa vụ của họ. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng cho HMRC và đảm bảo rằng mọi người đều nộp đúng số thuế.
- Chúng có thể được sử dụng cho mục đích nghiên cứu. Các nhà báo điều tra, các công dân có liên quan và các học giả đều có thể sử dụng hồ sơ HMRC để kiểm tra xem các doanh nghiệp có đang nộp đúng số tiền thuế hay không và phát hiện ra các trường hợp gian lận và tham nhũng. Đã có nhiều trường hợp hồ sơ HMRC được sử dụng để vạch trần hành vi sai trái và mang lại sự thay đổi.
Lời kết
Thời hạn 6 năm Lưu giữ Hồ sơ HMRC là một phần quan trọng trong việc quản lý hồ sơ và thông tin của HMRC. Giai đoạn này giúp công chúng, HMRC và chính các doanh nghiệp tiếp cận hồ sơ và thông tin dễ dàng hơn. Khoảng thời gian này cũng giúp đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ theo luật định, giữ an toàn cho hồ sơ và thông tin nhạy cảm và giảm rủi ro kiểm toán hoặc điều tra.
Trang tổng hợp Làm kinh tế, nguồn tổng hợp: Đầu tư kinh tế
