Phong cách lãnh đạo thường được quyết định bởi hai yếu tố chính sau:
Nhân viên dưới quyền: Tùy vào nhân viên dưới quyền của mình, nhà lãnh đạo có phong cách dẫn dắt khác nhau. Một nhân viên mới chắc chắn cần sự kiểm tra giám sát chặt chẽ hơn một nhân viên đã có kinh nghiệm. Một nhân viên có tinh thần làm việc kém cần cách tiếp cận khác với người có tinh thần trách nhiệm cao. Nhà lãnh đạo cần phải biết rõ nhu cầu, cảm xúc và động cơ làm việc của từng nhân viên trong từng thời điểm để sử dụng phong cách lãnh đạo phù hợp.
Tình huống: Nhà lãnh đạo cần có khả năng phán đoán phong cách lãnh đạo nào phù hợp nhất cho từng tình huống cụ thể. Ví dụ khi xử lý một nhân viên có hành vi không đúng, nếu bạn xử lý quá chậm hoặc quá sớm, quá nghiêm khắc hoặc quá nhẹ, việc xử lý sẽ không mang lại hiệu quả.

Thuyết X và Y do nhà tâm lý học người Mỹ, Douglas McGregor phát triển. Hai thuyết này là hai giả định đối lập nhau về bản chất con người và hành vi của họ liên quan đến công tác quản lý.
Lý thuyết X đại diện cho một cái nhìn tiêu cực về bản chất con người, cho rằng cá nhân thường không thích công việc, là vô trách nhiệm, và yêu cầu giám sát chặt chẽ công việc của họ.
Thuyết Y mang một quan điểm tích cực hơn về bản chất con người là cần cù, sáng tạo, và có thể chịu trách nhiệm và có khả năng tự kiểm soát trong công việc của họ.

Thuyết X:
Cho rằng bản chất con người là không thích làm việc và luôn trốn tránh khi có thể.
Con người cần phải được thưởng nếu muốn họ làm việc và trừng phạt khi họ không làm việc.
Con người thích bị kiểm soát, nếu bị kiểm soát mới làm việc tốt.
Các nhà quản lý theo Thuyết X hay có cách hành xử tiêu cực và cực đoan. Khi xảy ra một vấn đề nào đó, việc đầu tiên họ sẽ làm là quy trách nhiệm hoặc đổ lỗi cho ai đó. Họ cho rằng người lao động chỉ làm việc vì bản thân và chỉ bị tác động bởi tiền.
Trong mọi tình huống, người lao động sẽ bị quy trách nhiệm và các nguyên nhân thuộc về khách quan như lỗi hệ thống, chính sách, do thiếu đào tạo… đều bị bỏ qua hay xử lý không đúng mức cần thiết.

Nhà quản lý theo Thuyết X không tin tưởng bất kỳ ai. Họ chỉ tin vào các hệ thống giám sát chặt chẽ và có tính máy móc, tin vào sức mạnh của kỷ luật.
Thuyết Y:
Cho rằng bản chất con người là thích làm việc và không trốn tránh. Con người làm việc theo nhóm thích tự định hướng và làm chủ.
Con người sẽ gắn bó với nhóm nếu họ đạt được sự thỏa mãn cá nhân.
Con người muốn và có thể học cách gánh vác trách nhiệm.
Tài năng con người luôn tiềm ẩn, vấn đề quan trọng là biết khơi dậy. Không cần phải thưởng nếu muốn họ làm việc và không đánh giá cao việc trừng phạt khi họ không làm việc.
Con người không thích bị kiểm soát: nếu không bị kiểm soát mới làm việc tốt.
Thuyết này cho rằng con người luôn có khát vọng, và khả năng tự khích lệ bản thân, có khả năng nhận những bổn phận lớn hơn, có khả năng tự chủ, tự trị. Thuyết này cũng tin rằng con người thích thực hiện nhiệm vụ một cách tự giác. Các nhà quản lý theo thuyết này cho rằng nếu được tạo cơ hội, người lao động sẽ rất sáng tạo và tiến bộ trong công việc. Nếu cho người lao động quyền tự do thể hiện khả năng tốt nhất của mình mà không bị ràng buộc bởi các hướng dẫn, luật lệ quá chặt chẽ, họ sẽ có khả năng làm gia tăng năng suất lao động đáng kể.